۱۰۰ ویژگی نرم‌افزار سامانه که بهتر است بدانید!
(بخش ۱)
طراحی و برنامه‌نویسی نرم‌افزار «سامانه» با بالاترین استاندارهای توسعه و پشتیبانی نرم‌افزاری تهیه شده است. این نرم‌افزار بیش از یک دهه است که در حال بهره‌برداری است و شرکت نمادیس به عنوان متولی توسعه نرم‌افزار همواره سعی کرده است با پشتیبانی نرم‌افزار در بالاترین سطح، رضایت خاطر مشتریان را فراهم سازد، علاوه بر اینکه بصورت دوره‌ای بروز‌رسانی‌هایی برای برنامه ارائه می‌کند تا همواره مشتریان از به روز بودن نرم‌افزار اطمینان خاطر داشته باشند. (لازم به ذکر است که از سال ۱۳۸۳ تاکنون بیش از ۱۵۰ بروزرسانی شامل تغییرات در فرم‌های مصوب و ارتقاء نرم‌افزار ارائه شده است.)
۱- ثبت نام هوشمند هنرجویان
توسط سامانه هنگام ثبت‌نام هنرجو اطلاعات كاملی از مشخصات فردی و آموزشی هنرجو قابل دریافت است. توسط این گزینه طیف گسترده‌ای از مشخصات هنرجو از نام و نام خانوادگی وی گرفته تا مشخصات راهگشا و آموزشی وی قابل ثبت می‌باشد.
۲- كلاس‌های تئوری و آزمون‌ها
توسط سامانه می‌توانید وضعیت كلاس‌های تئوری را تعیین نمائید و سپس جلسات هر كلاس به همراه زمان تشكیل، نام مدرس و دیگر مشخصات آن را تعیین نمائید و هر هنرجوی ثبت نامی را عضو كلاس مناسب نمائید. می‌توانید فهرست هنرجویان هر كلاس را چاپ كنید، و یا جلسات تئوری و عملی به همراه اطلاعات مالی و آموزشی هر هنرجو را در قالب كارنامه وی چاپ نمائید.
وضعیت آزمون‌های هر هنرجو اعم از قبولی در امتحان تئوری، امتحان عملی توسط مربی و سرمربی و امتحان نهائی و تاریخ هر قبولی را می‌توانید توسط سامانه ثبت و مدیریت نمائید. همچنین می‌توانید مجوز هنرجو برای انتخاب ساعات عملی را تعیین نمائید.
۳- انتخاب ساعت برای هنرجو
انتخاب ساعت برای هنرجو بصورتی کاملاً پیشرفته و سریع برای هر هنرجو صورت می‌گیرد، بطوریکه برای انتخاب ۱۲ جلسه برای هنرجو بطور متوسط زمانی کمتر از ۱۵ ثانیه صرف خواهد شد. همچنین هر هنرجو می‌تواند با دو یا چند مربی انتخاب ساعت نماید.
برای انتخاب مربی ۲ روش وجود دارد، روش مستقیم، که در این روش مربی بصورت مستقیم توسط اُپراتور برنامه انتخاب می‌شود و روش انتخاب هوشمند، که در این روش شرط‌هایی برای تعیین مربی تعیین می‌شود و سپس مربیان بر اساس تعداد جلسات خالی نمایش می‌یابند. مثلاً می‌توان مربیان مردی که دارای خودروی پراید هستند و از تاریخ ۱۳۸۴/۶/۱۲ تا ۱۳۸۴/۶/۲۵ از ساعت ۱۶ به بعد دارای بیشترین ساعت خالی هستند را به ترتیب نمایش داد. سپس برنامه ماهانه مربی نمایش می‌یابد، در این جدول ساعات کاری مربی و روزهای ماه مشخص شده‌اند و با کلیک بر روی هر خانه برای هنرجو در آن ساعت تعیین ساعت می‌گردد، ساعات انتخاب شده در ابتدا بصورت موقت می‌باشند و پس از توافق با هنرجو می‌توان آنها را بصورت ثابت تغییر داد. جلسات تعیین شده برای هنرجو در آینده قابل تغییرند، مثلاً چنانچه هنرجو غیبت کند و یا درخواست لغو جلسه را داشته باشد با فشار یک کلید بر روی جلسه می‌توان وضعیت آنرا تغییر داد.
هر جلسه بنا به وضیعت خود در جدول به رنگ‌های متفاوتی نمایش می‌یابد. در این جدول روز جاری، روزهای تعطیل و جمعه‌ها با رنگ‌های متفاوتی از سایر روزها نمایش می‌یابند و می‌توان ساعات و یا روز‌هایی را از ساعات كاری مربی حذف كرد تا اُپراتور برنامه نتواند در آنها انتخاب ساعت كند. در این جدول به راحتی می‌توان برنامه كار مربیان مختلف را ورق زد و با فشار یك دكمه می‌توان به ماه‌های قبلی و یا بعدی رفت.
۴- تعیین شیفت كاری متفاوت
برای هر مربی می‌توان بصورت ماهانه تعیین شیفت كرد، در این برنامه ۴ شیفت كاری با اختلاف ۳۰ دقیقه تعریف می‌شوند كه با توجه به ساعت شروع شیفت عبارتند از: ۶ ، ۶:۳۰ ، ۷ و ۷:۳۰ كه برای هر مربی می‌توان یكی از این شیفت‌ها را انتخاب كرد، همچنین برای استراحت مربیان در روز ۳ وضعیت بدون استراحت، ۱ ساعت استراحت و ۲ ساعت استراحت در نظر گرفته شده است. شیفت‌های تعیین شده مربیان قابل حذف و تغییر است.
۵- وضعیت هنرجو و چاپ فرم‌ها
برای دسترسی سریع و تسلط كامل بر وضعیت هنرجو صفحه‌ای به نام صفحه وضعیت هنرجو در برنامه تعبیه شده است، در این صفحه مشخصات كاملی از هنرجو، جلسات تئوری و عملی و پرداختی‌های وی، عكس وی و اطلاعات مفصلی از وضعیت مالی وی وجود دارد. این صفحه، صفحه اصلی برای كنترل هنرجو است و تمامی موارد مربوط به هنرجو از طریق این صفحه بطور مستقیم قابل دسترسی می‌باشد. همچنین می‌توانید فرم‌های هنرجو را از طریق همین صفحه چاپ نمائید.
۶- ثبت دریافتی هنرجو
توسط این گزینه می‌توان مبلغ دریافتی از هنرجو را ثبت کرد، همچنین برای تکمیل اطلاعات می‌توان نحوه (نقدی، فیش، چک) و علت (جلسات شهر، جلسات تئوری، جلسات آزاد و غیره) دریافت را نیز وارد کرد. این اطلاعات بصورت خودکار در قسمت حسابداری برنامه اعمال می‌شوند.
۷- انصرافی هنرجو
چنانچه هنرجو قصد انصراف داشت، برنامه بصورت خودکار مبلغ قابل بازگشت به وی را محاسبه می‌کند و نمایش می‌دهد، چنانچه اُپراتور قصد پرداخت مبلغ بیشتری را داشته باشد توسط برنامه به وی اطلاع داده می‌شود، ولی چنانچه به هر دلیلی لازم بود مبلغ بیشتری به هنرجو پرداخت شود می‌توان اینکار را انجام داد.
۸- صدور رسید دریافت هنرجو
پس از دریافت وجه می‌توان برای هر هنرجو رسید دریافتی صادر کرد. در سامانه دو نوع رسید هنرجو وجود دارد:
- رسید ساده که شامل مبلغ پرداختی به همراه تاریخ و زمان و ... است
- رسید با جلسات که شامل رسید هنرجو به همراه جلسات وی می‌باشد.
اگر برای هنرجو در موقع دریافت وجه به هر علت رسید صادر نگردید، برای وی، در هر زمان و از هر پرداختی وی بطور جداگانه می‌توان رسید صادر نمود.
۹-نمایش جلسات هنرجو
در این صفحه تمامی جلساتی که هنرجو انتخاب نموده است به همراه تاریخ، زمان، نام مربی یا مربیان و همچنین وضعیت تشکیل جلسات نمایش می‌یابد و می‌توان با انتخاب هر جلسه بصورت مستقیم به همان جلسه در برنامه کار مربی مراجعه نمود.
۱۰- جلسات با وضعیت‌های مختلف
چنانچه مایل بودید تمامی جلسات هنرجو را بصورت یکجا مشاهده نمائید، توسط این گزینه قادر به انجام آن خواهید بود. برای دربرگرفتن تمامی حالات ممکنه، جلسات هنرجو به ۱۰ نوع مختلف تقسیم می‌شود، این جلسات عبارتند از:
موقت، فعال (تشکیل نشده)، تشکیل شده، لغو توسط آموزشگاه، لغو توسط مربی، لغو توسط هنرجو، غیبت هنرجو، غیبت مربی، تعمیرات مربی و جلسه رایگان.
۱۱- لغو یا تغییر جلسات
هر جلسه تعیین شده را می‌توان به راحتی حذف کرد و یا تغییر داد، برای مثال چنانچه جلسه‌ای فعال باشد با غیبت هنرجو می‌توان آنرا به غیبت تغییر داد. همچنین چنانچه جلسه‌ای توسط هنرجو، مربی و حتی آموزشگاه لغو شد به راحتی می‌توان نوع آنرا به انصرافی تغییر داد.
۱۲- حذف ساعت کاری مربی
در برنامه کار مربی می‌توان یک روز کامل، یک ساعت در طی ماه و یا یک تک ساعت را از برنامه کاری مربی حذف نمود، بدین ترتیب اُپراتور برنامه متوجه می‌شود که نمی‌تواند در این ساعات، برای هنرجو انتخاب ساعت نماید، مثلاً می‌توان ساعات ۱۶ تا ۲۰ را در تمامی روزهای مربی از برنامه وی حذف کرد و یا تمامی ساعات روز چهارشنبه ۳۰/۶/۱۳۸۴ را از برنامه وی حذف کرد، این کار تنها با فشار یک دکمه انجام پذیر است و حتی در آینده می‌توان آنها را حذف کرد.
۱۳- نمایش عکس هر هنرجو
سامانه قابلیت نگهداری، نمایش و چاپ عکس هر هنرجو را داراست، بنابراین در هنگام حضور و یا غیبت هنرجو شناسایی وی راحتتر می‌شود، همچنین برای جلوگیری از اشتباهات احتمالی عکس وی بر روی صورت وضعیت و یا کارنامه هنرجو نیز چاپ خواهد شد.
۱۴- استخدام مربی
توسط این گزینه شما می‌توانید مشخصات مربی جدید را در سیستم ثبت نمایید. طیف گسترده‌ای از اطلاعات مربی، شامل مشخصات فردی، مشخصات آموزشی و مشخصات خودروی وی را وارد نمایید، وضعیت تأهل وی را مشخص نمائید و ... .
۱۵- تعیین حقوق و دستمزد مربیان
توسط گزینه «حقوق و دستمزد» می‌توانید برای هر مربی علاوه بر کار‌کرد ماهیانه وی، بصورت ماهیانه مبالغی اضافه و کسر نمائید. این اطلاعات در ۲ قسمت وارد می‌شوند، دریافتی‌ها و کسوات شامل موارد زیر است:
- دریافتی‌ها: حقوق پایه، اضافه کار، پاداش، مخارج خودرو، هزینه بنزین و دیگراضافات
- کسورات: حق بیمه، مالیات حقوق، جریمه غیبت و دیگر کسورات
دریافتی‌ها و کسورات بصورت خودکار در قسمت حسابداری برنامه و کار‌کرد مربی اعمال می‌شوند.